Hoe groen is uw FM?

Magazines | Noord-Limburg Business nr 5 2014

Hoe groen is uw FM?

De laatste jaren hebben veel, zo niet de meeste organisaties – zowel particuliere ondernemingen als publieke instanties – grote stappen voorwaarts gedaan in het verbeteren van hun prestaties op het gebied van duurzaamheid. In een groot deel van die gevallen speelde de facility manager (en/of de gebouwbeheerder), vaak nauw samenwerkend met een facility management service provider, een zeer belangrijke rol.

Gewoonlijk zijn de activiteiten van dergelijke initiatieven gefocust op de zogeheten ‘quick wins’. Want het plukken van dat laaghangend fruit houdt in: verbeteringen die relatief snel en eenvoudig kunnen worden gerealiseerd, en vaak ook nog eens een snel rendement (return on investment, dan wel kostenbesparing) opleveren. Echter, hoe meer van deze quick wins worden gecasht, hoe moeilijker het wordt om de continue verbetering te realiseren die de stakeholders van de meeste organisaties verwachten.

Parallel daarmee: naarmate we een steeds beter begrip krijgen van het gehele concept van duurzaamheid en we er steeds verder bij betrokken raken, wordt het ook moeilijker om dit te meten en te beheersen. Om een voorbeeld te geven: als we voor een klant zijn kantoorpapier verzorgen, is het niet meer voldoende om te weten hoeveel pallets hij elk jaar verbruikt. We willen ook weten of dat papier wel afkomstig is van duurzame bronnen, hoeveel energie het gekost heeft om de grondstoffen te verkrijgen (hout of gerecycled papier), om die materialen te

verwerken en om het te transporteren. Bovendien willen we weten hoe de leveranciers van papierartikelen hun eigen duurzaamheidsdoelstellingen realiseren – vooropgesteld dat ze die hebben.

Natuurlijk is dit allemaal goed nieuws voor het milieu, maar het betekent voor de facility manager op dat kruispunt dat hij veel meer informatie te verwerken heeft. Hij kan daarbij uitstekend geholpen worden door het implementeren van een cultuur van duurzaamheid in alle aspecten en operaties van het facility management. Op die manier, en alleen op die manier, wordt duurzaam handelen de norm in alle dagelijkse activiteiten die gerelateerd zijn aan facility management, en is het geen extra klusje erbij.

Holistische aanpak

In menige organisatie wordt het thema duurzaamheid slechts op enkele gebieden doorgevoerd. Het concept heeft echter pas werkelijk effect wanneer er een allesomvattende, holistische aanpak wordt gehanteerd. Toegegeven, er zijn veel groene initiatieven geweest die ertoe

hebben bijgedragen dat de impact op het milieu (de notoire ecological footprint) een stuk minder is geworden. Maar dat werd feitelijk gerealiseerd door het afvinken van een lijstje voorwaarden om compliant te zijn, om te voldoen aan bepaalde normen zodat men een of ander keurmerk mocht voeren. Op die manier wordt het duurzaamheidsbeleid een reactief schemaatje van het realiseren van doelen binnen bepaalde tijdsbestekken, in plaats van een proactieve, gestructureerde benadering.

Wil een organisatie duurzaam presteren, dan is een ‘groen’

facility management onmisbaar, speelt daar zelfs een sleutelrol in. Dit is echter niet alleen afhankelijk van het door het management geformuleerde beleid, maar zeker ook van de bewustwording en cultuur binnen die organisatie.

Tips voor een groen facilitair management

• Definieer de groene doelen duidelijk.

• Communiceer deze helder naar alle betrokkenen: het eigen personeel, dat van de leveranciers en andere externen – en de klanten.

• Geef voldoende voorlichting om de mensen te motiveren en te informeren.

• Luister naar groene suggesties van medewerkers en leveranciers.

• Moedig de mensen op alle niveaus aan om ideeën te delen.

• Neem in de SLA’s van de leveranciers ook KPI’s op betreffende proactief advies.

• Bied beloningen aan voor goede ideeën.

• Leg uit waarom sommige ideeën niet worden uitgevoerd, om demotivatie te voorkomen.

Een misschien onverwacht effect van een dergelijk hap-snap aanpak is dat activiteiten in andere onderdelen van de organisatie daar last van ondervinden, of op zijn minst door worden beïnvloed. Een goed voorbeeld daarvan is het treffen van voorzieningen voor fietsers, iets wat positief wordt gestimuleerd door milieucertificeringsprogramma’s als BREEAM. Natuurlijk heeft het een positief effect op het milieu als werknemers op de fiets naar het werk komen, in plaats van met de auto. Maar een beetje werkgever zorgt ervoor dat die fietsers, drijfnat door zweet of regen, zich even kunnen douchen voordat ze naar hun werkplek gaan. Daarbij wordt niet alleen veel water verbruikt, maar ook veel energie: ze gaan tenslotte niet koud douchen. Dus moet je er als werkgever (lees: facility manager) voor zorgen, dat je naast het aanmoedigen van het fietsen, ook regelt dat het waterbesparende douches zijn, en dat het hete water efficiënt wordt geproduceerd en gebruikt. Het punt waar het hier om gaat, is dat de persoon die verantwoordelijk is voor het efficiënt gebruik van (heet) water, gewoonlijk niets te maken heeft met

initiatieven binnen de organisatie op

het gebied van transport.

Zacht en hard

Een ander bekend voorbeeld van langs elkaar heen werken wordt gevormd door de traditionele scheiding tussen de zachte en de harde diensten, waar diensten die ondersteunend zijn aan de werkplek zoals catering en schoonmaak, als geheel losstaand worden beschouwd van de meer technische diensten zoals gebouwbeheer en onderhoud en energiebeheer.

In een keuken waar een cateringdienst werkt, bijvoorbeeld, bestaat de noodzaak om de gegenereerde warme lucht (stoom) af te voeren uit de ruimte, wat een aanzienlijke hoeveelheid energie kost: de afzuigers werken constant op hoge toeren. Daarmee wordt voldaan aan de eis dat de werknemers van de cateraar een gezonde werkomgeving hebben, maar er wordt wel heel veel energie verspild.

Als je echter iemand met technische kennis op dit probleem loslaat, kan die ervoor zorgen dat je niet alleen kosten bespaart, maar ook het milieu spaart. Gewoon door de uitgestoten warmte van de keuken op te vangen en te gebruiken om de andere ruimtes te verwarmen en om warm water te verzorgen. Daarnaast heeft die keuken ongetwijfeld ook een of meerdere vaatwassers. Deze gebruiken veel heet water dat kan worden hergebruikt voor andere doeleinden, zoals het doorspoelen van toiletten. Maar als de systemen in de keuken worden beschouwd als aparte, losstaande entiteiten, kan die link nooit worden gelegd.

Gezamenlijke agenda

Tot een bepaalde hoogte kan groen facilitair management ook worden beschouwd als ‘holistisch facility management’, want het facilitair apparaat van de organisatie en zijn dienstenpartners werkt nauw samen aan een gezamenlijke agenda, waarbij alle partijen een belang hebben in elkaars activiteiten teneinde een gezamenlijk doel te bereiken.

Een manier waarop dit echt kan werken, wordt duidelijk in het invoeren van recycling en andere afvalbeheerprogramma’s in de werkomgeving. Waar het op neerkomt, is dat wanneer de juiste afvalbakken (papier, karton, plastic, enzovoort) worden opgesteld, en de inzamelingsschema’s zijn vastgesteld, het gehele proces in stand wordt gehouden door de mensen in het gebouw. In eerste instantie zal een grote groep mensen er actief aan meewerken, en velen zullen volgen, aangespoord door die eerste groep. Dat kan zelfs zo ver gaan dat bezoekers ook op hun ‘milieuplicht’ worden gewezen.

Natuurlijk vereist het minder specialistische kennis om te weten dat je lege blikjes in container A moet gooien en papier in container B, dan om te weten of het toiletpapier van leverancier X milieuvriendelijker is dan dat van leverancier Y. Maar het principe dat mensen dingen anders gaan bekijken, en er vragen over te stellen in plaats van het maar te nemen zoals het is (vaak omdat het de goedkoopste oplossing is), kan een blijvend positief effect hebben.

Derde partijen

Het uiteindelijke doel is dus om een FM-brede cultuur te creëren waarbij het milieubesef geheel ‘embedded’ is in de organisatie. Wat dat betreft is er een belangrijk verschil tussen het recycle-voorbeeld en het grote aantal diensten die ondersteunend zijn aan de meeste gebouwen en organisaties om die draaiende te houden. Het punt is dat die diensten gewoonlijk worden geleverd door derde partijen. Wil een organisatie echt duurzaam zijn, dan moet dat ook gelden voor die externe partijen. Dat hoeft echter geen bezwaar te zijn, het kan zelfs positief zijn. Die partijen hebben namelijk specialistische kennis in huis, en kunnen ook ervaringen meebrengen die ze hebben opgedaan bij andere afnemers. Zo kom je vanzelf tot best practices. Zaak is dan wel, het concept daadwerkelijk door te voeren, en dat is een stuk eenvoudiger wanneer het personeel van die derde partij zich voelt als deel uitmakend van de ‘familie’ van de klantorganisatie. Dan is het ook makkelijker om zich als ‘buitenstaander’ aan te passen aan de cultuur en aspiraties van die organisatie.

Zo kan een derde partij die het onderhoud in het pand verzorgt en wordt geacht een aangenaam werkklimaat in het gebouw te garanderen, ook worden gevraagd om het energieverbruik in dat pand te optimaliseren. Een partner die de visie van de klantorganisatie deelt kan echter proactief optreden, en adviseren over het instellen van zones en het beheren van diensten, het accurater meten van het verbruik van de diverse energiebronnen, zorgen dat de efficiëntie verbetert, en dus ook kosten helpen reduceren.

Als die al eerder genoemde cateraar ook over technische kennis beschikt, zal hij zeer waarschijnlijk automatisch meedenken over de energieprestatie van zijn activiteiten. En de schoonmaker die ook maar enigszins milieubewust is, bevindt zich in een ideale positie om tijdens zijn werk te onderkennen waar energie wordt verspild, en dit door te geven aan zijn leidinggevende of direct aan de projectbegeleider.

In het geval van een verbouwing of verhuizing zal een aannemer of de verhuizer (hopelijk) zorgen voor een correcte afvoer van het afval, dat wil zeggen: volgens de wettelijke voorschriften. Maar dan blijft er toch nog vaak veel materiaal over dat rechtstreeks naar de afvalstort gaat. Een ‘groene’ projectmanager zal verder gaan, en bijvoorbeeld zorgen dat oude plafondplaten en vloerbekleding worden vermalen en gerecyled, of dat oud meubilair wordt hergebruikt; daar zijn diverse mogelijke oplossingen voor. Steeds meer producenten van vloerafwerkingsproducten gaan ertoe over, bij levering van nieuwe materialen de oude, versleten vloerbedekking in te nemen en verantwoord te recyclen. Sommige producenten/leveranciers van kantoormeubilair doen ongeveer hetzelfde.

Het einddoel zal bereikt zijn wanneer er een situatie is ontstaan dat groen facilitair management synoniem is met facilitair management, en duurzaamheid behoort tot de algehele, alledaagse praktijk en niet hap-snap wordt toegepast om maar te voldoen aan wat certificeringseisen. Hoewel, einddoel? Die gewenste groene situatie is in feite pas het begin, en het wordt hoog tijd dat iedereen die omslag maakt. Dat wil dus zeggen: niet alleen de eigen organisatie, maar ook de klanten en de toeleveranciers en de derde, ondersteunende partijen. Er is namelijk een groot verschil tussen ‘gewoon je werk doen’, en ‘de cultuur (pro)actief onderschrijven.’

delen:
Algemene voorwaarden Hosted by