Magazines | Noord-Limburg Business nr 4 2016

Vijf tips voor een

efficiënte bijeenkomst

U kent het wel, (interne) bijeenkomsten waarbij de helft van de deelnemers niet luistert, niet voorbereid is of erger nog tussendoor iets belangrijkers te doen heeft. Killing voor een efficiënt verloop van de bijeenkomst. Op welke manier gaat het dan wel goed?

Waarom zijn de deelnemers aanwezig? Welke bijdrage kunnen zij leveren. Een essentieel onderdeel van een succesvolle bijeenkomst is een helder doel. Draait het om discussiëren, beslissen of informeren?

Te laat beginnen en enorm uitlopen door een overvolle agenda laten zien dat de organisator van de bijeenkomst de deelnemers niet serieus neemt. Ga ervan uit dat de deelnemers een drukke agenda hebben, start de bijeenkomst op het afgesproken tijdstip en laat discussies efficiënt verlopen. Laat smartphones buiten de zaal of zet deze op vliegtuigstand, niets zo irritant als zoemende telefoons of deelnemers met de focus op hun smartphone.

Geef deelnemers een concrete rol binnen de bijeenkomst. Iemand waarvan een duidelijke bijdrage verwacht wordt, zal zich beter voorbereiden.

Laat specialisten onder de deelnemers een eigen agendapunt leiden zodat de voorzitter niet voortdurend aan het woord is. De betrokkenheid wordt vergroot en een deelnemer heeft de kans zich positief te profileren binnen de groep.

Een goede bijeenkomst werpt alleen zijn vruchten af wanneer besluiten en actiepunten worden vastgelegd en gedeeld. De actiepunten dienen daarnaast SMART geformuleerd te zijn zodat deelnemers elkaar kunnen houden aan termijnen. Daarnaast is voor de volgende bijeenkomst het vertrekpunt alvast helder. Zijn alle acties opgepakt?

Het houden van een vergadering op een externe locatie verhoogt de effectiviteit van een bijeenkomst. U wordt niet gestoord, de deelnemers zijn zich meer bewust van het belang (u vergadert immers niet dagelijks op een externe locatie), teambuilding zorgt voor een betere groepsdynamiek en u raakt geïnspireerd door de omgeving. De Maaspoort Theater & Events in Venlo heeft zeer inspirerende vergaderruimtes voor bijeenkomsten vanaf 10 personen. Meer weten over de mogelijkheden? Neem contact op met een van onze eventmanagers via events@maaspoort.nl of 077 320 72 20 of kijk op www.maaspoortevents.nl.

Fotografie: Bonnie Haenen

Het event als marketingtool

Na de nodige evenementen- en marketingervaring op te hebben gedaan in het bedrijfsleven, realiseert Boy Haenen met zijn eigen onderneming sinds een aantal jaar diverse event- en marketingconcepten voor de meest uiteenlopende bedrijven. "Ik denk graag met bedrijven mee over hoe zij hun klanten aan zich kunnen binden. Evenementen zijn daarbij favoriet. Ik juich het dan ook enorm toe dat steeds meer bedrijven inzien dat een event een zeer interessant marketingtool is. Het is een ideaal onderdeel van je marketingstrategie want het biedt kansen voor het aanhalen van vaste relaties maar ook het werven van nieuwe klanten. Je benadert rechtstreeks je doelgroep en krijgt ook meteen feedback. Bovendien kun je met een evenement de zintuigen prikkelen en een bijzondere beleving overdragen die mensen zich nog lang zullen herinneren. Daarmee laat je een positieve en blijvende indruk achter."

Om een event zo passend mogelijk te maken, ontwikkelt Haenen samen met de klant concepten op maat, voor zowel interne als externe evenementen. "Met een evenement breng je een bepaalde boodschap over. Het is dan ook belangrijk dat dit aansluit bij de marketingstrategie van jouw bedrijf, zowel qua uitstraling als invulling. Voor dienstverlenende bedrijven is het interessant om zich te profileren door middel van kennisoverdracht. Het congres CONNECTED dat ik jaarlijks organiseer en waarbij bedrijven inhoudelijke kennissessies organiseren, is daar een mooi voorbeeld van. Bij het vermarkten van een product kun je met behulp van een evenement een ervaring overbrengen, door middel van beleving en interactie." Na het gesprek met de klant kan Haenen de volledige organisatie verzorgen, van uitnodigingsproces tot programma en van locatiekeuze tot aftersales. "Dat is mede omdat ik een breed netwerk van professionele partners heb en bijvoorbeeld veel leuke locaties ken. Aangevuld met mijn passie en expertise is er voor elk bedrijf een mooi event op maat te organiseren."

www.boyhaenen.nl

delen: