Magazines | Noord-Limburg Business nr 2 2015

Rühl Haegens Molenaar

Focus op full service

Steeds meer accountantskantoren richten zich op de rol van sparringspartner en adviseur. Rühl Haegens Molenaar maakte deze stap al jaren geleden. Het bedrijf kan ondernemers volledig ontzorgen op administratief en financieel gebied, inclusief de personeelsadministratie. “Natuurlijk verzorgen wij ook de jaarrekening en de BTW-aangifte voor de klant, maar zij zijn onderdeel van een full serviceconcept waarbij procesoptimalisatie en outsourcing zorgen voor lagere administratieve lasten en meer inzicht”, aldus vennoot Freddie de Vries.

coverstory

Rühl Haegens Molenaar verwijst hiermee naar de groeiende behoefte van ondernemers om een gedeelte van hun secundaire processen te automatiseren of af te stoten zodat zij zich meer kunnen richten op het ondernemen zelf. Automatiseringsadviseur Joost van Deelen legt uit hoe dit proces in zijn werk gaat. “Door middel van een scan lichten we de interne administratieve organisatie door om te beoordelen waar knelpunten zitten. De informatievoorziening en communicatie zijn essentieel om afdelings- of organisatiedoelstellingen te behalen, zoals een snelle en efficiënte afwikkeling van bijvoorbeeld facturen of terugbelberichten. Met behulp van automatisering kan data worden gecentraliseerd en kan informatie sneller worden ontsloten. Vaak kunnen handmatig uitgevoerde werkzaamheden hierbij worden vervangen door geautomatiseerde oplossingen. Door deze informatie vervolgens meteen bij de juiste persoon in de organisatie te laten landen, levert je dit direct een tijdsbesparing op. Bovendien kan de ondernemer diens eigen klanten ook weer beter en sneller informeren over bijvoorbeeld de status van een bestelling, waardoor de gehele keten beter wordt.” Ondernemers hoeven hierbij overigens niet bang te zijn dat zij geen controle meer hebben over wat er intern gebeurt. “De kwaliteit van het proces, informatievoorziening en de autorisatie van bijvoorbeeld een factuur zijn goed vastgelegd in het interne beheersysteem”, voegt vennoot Pieter Weijs toe. “Het proces is beter te volgen, maar de besluiten welke facturen akkoord zijn en als eerste moeten worden betaald ligt nog altijd bij de ondernemer.” Zodra de verbeterpunten in kaart zijn gebracht, ontwikkelt een adviseur van Rühl Haegens Molenaar een oplossing op maat en begeleidt deze de ondernemer ook in de transitie naar een optimaal ingerichte administratieve organisatie.

Combinatie

Om een verdere kostenbesparing te realiseren, kan procesoptimalisatie vaak eenvoudig gecombineerd worden met outsourcing. Van Deelen: “Voor een vast bedrag per maand kunnen wij de gehele financiële administratie, of delen daarvan, overnemen. Ook verzorgen wij de debiteurenbewaking, de personeelsadministratie en HRM-activiteiten. Hierbij zorgen we ook voor een verregaande geautomatiseerde verwerking, waarbij de kwaliteit van de dienstverlening door een professional van ons bedrijf wordt bewaakt en de continuïteit van het proces geborgd door middel van vooraf gemaakte afspraken. De ondernemer houdt te allen tijde inzicht en overzicht in het proces. Doordat alle processen gestandaardiseerd en geautomatiseerd plaatsvinden zijn gegevens beter vastgelegd (en dus ook vindbaar) en is informatie direct beschikbaar.”

Efficiencyslag

Doordat Rühl Haegens Molenaar de gehele financiële- en personeelsadministratie kan uitvoeren, is het bedrijf in staat om de MKB-ondernemer te ontlasten met vrijwel het totale indirecte apparaat. Ondertussen kunnen de medewerkers van het bedrijf efficiënter werken doordat zij zich niet langer bezig hoeven te houden met deze secundaire processen. Weijs: “Dit wordt in tijden van crisis vaak geassocieerd met ontslagen, maar je kunt hierdoor de mensen laten doen waarvoor je ze hebt ingehuurd en waar ze goed in zijn. Het is het plaatsen van de juiste persoon op de juiste plek binnen de organisatie.”

Een ander voordeel hangt samen met de functie van accountant als adviseur. De Vries: “Natuurlijk verzorgen wij graag de jaarrekening, maar in feite is dit slechts een eindproduct, een samenvatting van een heel boekjaar. Het grote voordeel van het outsourcen van de processen waarvan onder andere de jaarrekening een eindproduct is, is dat je wekelijks of maandelijks precies op de hoogte bent van de cijfers en inzage hebt in hoe je ervoor staat. Hierdoor kun je sneller bijsturen als dat nodig is. Met een team van accountants, fiscalisten, bedrijfseconomen en ICT-specialisten kunnen wij gerichte begeleiding bieden, achterhalen welke knelpunten groei in de weg staan, risico’s herkennen en verhelpen en bijsturen op kengetallen en kpi’s. Bovendien beschikken we over specifieke vakkennis over installatie- en metaalbedrijven, bewindvoerderskantoren en culturele instellingen. Hierdoor zijn we in staat om onze klanten van praktische adviezen te voorzien en ze de juiste begeleiding te bieden bij steeds complexere vraagstukken.”

Een ander aspect dat bij een ondernemer op (middel)lange termijn gaat spelen, is de verkoop van diens bedrijf. Weijs: “Binnen nu en tien jaar gaat een groot aantal ondernemers hun onderneming verkopen of op een andere manier overdragen. Met outsourcing flexibiliseer je een deel van de vaste kosten, wat zeker helpt bij het verkoopklaar maken van je bedrijf. Als het secundaire proces van het bedrijf flexibel is, is je onderneming meer waard bij een overname. Met het oog op een toekomstige verkoop is het voor deze groep ondernemers zeker interessant om te kijken welke processen kunnen worden uitbesteed.”

Blauwdruk

Het team van Rühl Haegens Molenaar heeft al vele bedrijven mogen helpen met het optimaliseren van hun bedrijfsprocessen. Van Deelen: “Het voordeel is dat je gericht kan analyseren waar de huidige knelpunten zitten en daar ook een gericht resultaat aan kan koppelen. Je maakt in feite een blauwdruk voor de nieuwe organisatie. In combinatie met de al aanwezige automatisering en de door ons in te richten processen en systemen levert het gegarandeerd rendement op, of je nu alleen de elementaire vastlegging van de administratie wilt uitbesteden, of de complete bedrijfsvoering met alles wat daarbij komt kijken. Ook de prijs is van tevoren bekend. Uiteraard hebben wij onze eigen interne processen op dezelfde wijze geoptimaliseerd.”

Het full serviceconcept slaat overigens niet alleen bij commerciële bedrijven aan. “Veel culturele instellingen krijgen te maken met kortingen op de subsidies en worden dus gedwongen om efficiënter te gaan werken”, vertelt Weijs. “Bovendien kan er voor een dergelijk project vaak eenmalig subsidie worden vrijgemaakt. Inmiddels hebben we al voor heel wat theaters, musea en bibliotheken in Zuid- en Oost-Nederland een kostenbesparing mogen realiseren.” “Op het moment dat wij bij ondernemers over de vloer komen, maken we onze slogan ‘succes als resultaat’ zeker waar”, aldus De Vries. n

www.rhmweb.nl

Over Rühl Haegens Molenaar

Bij Rühl Haegens Molenaar werken 45 gespecialiseerde medewerkers die ondernemers bij kunnen staan op het gebied van accountancy en advies over fiscaal, juridisch en bedrijfskundige vraag- stukken. Verder behoort het kantoor tot de selecte groep van landelijke accountantskantoren die de verplichte audits voor bewindvoerderskantoren mag uitvoeren. Naast de vestiging in Venray is Rühl Haegens Molenaar eveneens vertegenwoordigd in Uden en Tilburg.

delen: