Column Anton Loeffen.

Magazines | Noord-Limburg Business nr 6 2006

Wie wat bewaart…

Er zijn tal van momenten waarop ik goede voornemens maak. Zo heb ik me voorgenomen om mijn mailbox schoon en leeg te houden. Deze digitale schoonmaakwoede slaat meestal toe na mijn vakantie, als de mailbox uitpuilt. Dan krijg ik ook irritante meldingen over de limieten van mijn mailbox. Waarom kan die ‘intelligente’ software zelf de oude troep niet opruimen?

Anton Loeffen is directeur van Petto, de enige automatiseerder die ondernemen leuker maakt.

a.loeffen@isleuker.nl, T (0485) 47 61 90, www.isleuker.nl

| | noord limburg | BUSINESS|

| column | Petto | met: anton loeffen | december 2006 |

Opschonen kost tijd en heeft nooit prioriteit. Sommige mailtjes bevatten afspraken, antwoorden en toelichtingen en die kan ik natuurlijk niet verwijderen. Hetzelfde geldt voor veel andere documenten. Bovendien geldt, zeker bij opruimen, de wet van Murphy: net als je wat hebt weggegooid, heb je het de week daarop nodig. Dus gooi ik liever niets weg. Daarmee blijf ik mijn oma trouw, die zei altijd: wie wat bewaart, die heeft wat.

Digitale bergruimte

Ik ben niet de enige, die liever niets weggooit. Ook mijn medewerkers willen relevante mail en belangrijke documenten bewaren. Net als de fiscus die graag wil dat ik mijn financiële administratie minstens zeven jaar bewaar. Bovendien zijn we net begonnen met het scannen van alle belangrijke papieren post en overeenkomsten. Want ook die willen we bewaren. Kortom de digitale bergruimte die we nodig hebben, wordt steeds groter.

Zekerheid

En dan hebben we nog de factor zekerheid. Iedereen die wel eens per ongeluk een belangrijk document heeft gewist of beschadigd, weet hoe fijn het is als er een goede back-up is waar het document weer uitgevist kan worden. Maar net als voor de digitale bergruimte geldt ook hier; hoe meer we willen bewaren, hoe groter de beschikbare ‘kastruimte’ moet zijn.

Digitale huishoudster

Gelukkig bieden de nieuwste ontwikkelingen een oplossing voor dit probleem. Er zijn programma’s die documenten automatisch koppelen aan uitgevoerde taken. Hoeft u niet langer een naam te verzinnen voor elk document dat u maakt. Daarnaast wordt oude informatie niet langer verwijderd maar op een slimme wijze gearchiveerd. Dat scheelt ook weer tijd met zoeken.

Met e-mail is dit automatisch archiveren nu al mogelijk. Fijn zo’n digitale huishoudster die de boel op orde houdt. Nooit meer de stress van een overvolle mailbox. Als ze nu ook eens mijn mail ging beantwoorden…

delen:
Algemene voorwaarden