Margot Eskes-Bolscher, accountmanager Ricoh Document Center Nijmegen

Kleur geeft documenten kracht en maakt ze uitnodigend om naar te kijken, ook geeft het een positieve werking op het doel dat je beoogt met een bepaald document. Tal van wetenschappelijke onderzoeken en psychologische studies wijzen dit ook uit. In dit artikel ga ik graag dieper in op het type documenten waarbij een kleurenprinter absoluut het verschil maakt.

EXTERNE COMMUNICATIE: MAAK EEN KWALITEITSSTATEMENT
Nette brieven met een standaard briefhoofd, offertes, contracten en facturen. Kortom: alles wat de deur uit gaat en waar het bedrijfslogo op staat. Deze externe documenten verdienen het om geprint te worden in kleur. Hierdoor straal je professionaliteit uit én maak je een kwaliteitsstatement.

BRAND IDENTITY 
Door externe documenten netjes uit te printen in een mooie kleurcombinatie zorg je meteen voor herkenbaarheid bij klanten, relaties en leveranciers. Het draagt bij aan je brand identity. Zo is het in veel organisaties zelfs beleid om het bedrijfslogo áltijd in kleur te printen.

URGENTIE EN VERTROUWEN
Daarbij wijst onderzoek ook uit dat externe documenten in de juiste kleuren het gewenste gevoel kunnen aanwakkeren. Print je bijvoorbeeld een factuur in zwart-wit? Dan oogt deze niet zo aantrekkelijk. Gebruik je daarentegen de kleur geel? Dan verhoog je het gevoel van urgentie. Kies je voor blauwe kleuraccenten? Dan straal je professionaliteit en vertrouwen uit, passend bij bijvoorbeeld offertes of klantpresentaties.

INTERN: PRESENTATIES, GRAFIEKEN EN INFOGRAPHICS
Ook met interne communicatie wil je impact maken. Denk aan een handout voor een training of presentatie aan collega’s. Dan wil je dat de deelnemers lang geconcentreerd blijven, dat ze de informatie goed kunnen onthouden én dat deze ook echt lang bijblijft. Slim kleurgebruik draagt hieraan bij. Misschien gebruik je tijdens de training ook nog grafieken of infographics. Ook dan is kleur onmisbaar: een grafiek met verschillende lijnen is minder snel te begrijpen als je kiest voor grijstinten, die nauwelijks van elkaar te onderscheiden zijn. Kies je daarentegen voor kleur? Dan bied je structuur, overzicht en begrijpen collega’s sneller wat er staat. Mission complete!

ZWART-WIT: NIET ONDERSCHATTEN
Onderschat ook het belang van zwart-witprints niet. Soms is het zelfs een vereiste, denk aan richtlijnen bij archivering van belangrijke documenten, zoals een auditverslag. En soms is het best handig om die e-mail van een collega met belangrijke informatie uit te printen. Ook dan kan een zwart-witprintje volstaan. GA NA:

WAAR KOMT DE PRINTER TERECHT?
Onze tip: ben je toe aan nieuwe printers? Bouw eerst een moment van reflectie in. Bedenk op welke afdeling de printer straks komt te staan en welke documenten daar worden geprint. Zo zal de inkoopafdeling gebaat zijn met een kleurenprinter, voor professionele facturen en contracten in kleur. Hetzelfde geldt voor marketing of de R&D-afdeling. Terwijl het archief juist gebaat kan zijn met een zwart-witprinter, in verband met actuele archiveringseisen. Bedenk dus altijd: waar komt de printer te staan en welke impact wil je maken? Pas daar jouw printerpark op aan. Dan maak je pas écht het verschil.

www.rdcnijmegen.nl