Magazines | Noord Limburg Business nr 2 2020

Het coronavirus heeft ook op de wereld van digitaal archiveren een grote impact. Joan Westendorff, CEO van archiefbeheerspecialist Archive-IT uit Reuver, ziet gelukkig kansen voor zijn bedrijf. Niet alleen staat er een grote internationale uitbreiding op de planning, ook de nationale klanten beseffen meer en meer dat (digitale) archivering essentieel is voor een goede informatiehuishouding die voldoet aan wet- en regelgeving (AVG).

Volgens Westendorff zet de crisis je als ondernemer met beide benen op de grond. "Je bent van elkaar afhankelijk, dat creëert solidariteit. Tevens biedt het je de kans om een nieuwe stip op de horizon te zetten door goed na te denken over je toekomstige bedrijfsstrategie. Dat was ook mijn boodschap tijdens de opnames voor het RTL Z-programma 'Samen Sterk' met Myrna Goossen dat op 13 juni werd uitgezonden. Ik zat aan tafel met enkele andere ondernemers om te vertellen hoe we omgaan met de coronacrisis. Toen bleek dat verschillende bedrijven toch heel veel raakvlakken kunnen hebben."

Certificeringen

Archive-IT helpt het mkb, ziekenhuizen, dienstverlenende bedrijven zoals advocaten- en notariskantoren, maar ook produc-tie- en logistieke bedrijven met het opslaan, digitaliseren en beheren van hun archief. Voor zowel fysieke als digitale documenten is de informatiebeveiliging gewaarborgd dankzij diverse certificeringen die zijn afgegeven na onafhankelijke audits. "We onderscheiden meerdere typen klanten. De eerste groep klanten heeft bij wijze van spreken een papieren archief dat veel ruimte in beslag neemt. Deze klanten kunnen hun archief bij Archive-IT op-slaan in een beveiligde omgeving. Met behulp van Scanning on Demand kan een specifiek dossier binnen 1,5 uur worden gedigitaliseerd en toegestuurd. Naast het bewaren van archieven is het ook mogelijk om archiefstukken te vernietigen, bijvoorbeeld wanneer de bewaartermijn is verstreken."

Digitalisering en digitale archivering

De tweede groep klanten heeft behoefte aan een volledig gedigitaliseerd archief. Zo zorgt Archive-IT voor een zorgvuldige digitalisering van papier naar digitaal. Maar ze gaan veel verder dan dat. Want wat als het eenmaal digitaal is? Of wat te doen met documenten/bestanden die al digitaal zijn? Een gebruiksvriendelijk digitaal archiveringssysteem is de oplossing. Dankzij metadata kunnen documenten digitaal zo worden geordend dat er dwars door alle dossiers naar bepaalde informatie kan worden gezocht. "Neem bijvoorbeeld ziekenhuizen die een enorme hoeveelheid dossiers in hun patiëntinformatiesysteem hebben. Door dit op de juiste manier te archiveren, kun je hele interessante informatie extraheren. Ook kan er een volledig retentiebeleid op losgelaten worden, zodat documenten conform de wettelijke kaders bewaard - en dus ook vernietigd worden. Zo houdt men digitaal overzicht. "

Over de grens

Doordat bedrijven de afgelopen maanden wat meer tijd hadden om na te denken over hun archiefbeheer, was april volgens Westendorff een topmaand. Ook wordt er druk gewerkt aan uitbreiding over de grens. "De benadering van de Belgische en Franse markt begint zijn vruchten af te werpen. Franse organisaties zoals ziekenhuizen waren eerst niet zo happig op het extern opslaan van gegevens en de digitalisering hiervan, maar beginnen nu overstag te gaan. Begin 2021 gaan we uitbreiden richting de Duitse markt. Daarvoor bouwen we vlak over de grens in Brüggen een pand voor archiefopslag. Als je bedenkt dat Archive-IT is voortgekomen uit Jalema de wereld van fysieke mappen heeft de wereld van het archiveren flinke stappen gemaakt, al blijft het principe hetzelfde. Je ziet nog steeds je dossier voor je, maar dan digitaal."

www.archive-it.nl

delen: