Magazines | Noord Limburg Business nr 2 2020

Veel bedrijven komen in aanmerking voor een of meer subsidies, maar bij het aanvragen, binnenhalen en behouden van deze gelden komt flink wat administratie om de hoek kijken. Met het SubsidieVolgSysteem kunnen bedrijven en organisaties hun digitale papierwerk heel makkelijk bijhouden.

Volgens Ron Coenen, algemeen directeur van subsidie-adviesbureau TRIAS, wordt de wereld van subsidies steeds complexer. "Er is een enorm aanbod aan regelingen, van regionaal tot Europees, en voor uiteenlopende onderwerpen van Research & Development tot onderwijs en financiering van in-frastructuur. Alleen al in Nederland zijn er 4.000 tot 5.000 subsidies beschikbaar. We zien een toename in het aantal aanvragers. Steeds meer bedrijven en organisaties weten de weg in subsidieland te vinden."

Weinig overzicht en grip

Het aanvragen van een subsidie kan al lastig zijn, de subsidie vervolgens weten te behouden is een tweede ding, zeker als er gebruik wordt gemaakt van meerdere regelingen. "Elke regeling heeft eigen regels en voorwaarden zoals het tijdig indienen van rapportages. Het is immers publiek geld en dat krijg je niet zomaar. Voldoe je niet aan de voorwaarden, dan riskeer je dat je de subsidie terug moet betalen. Dan ontstaan er incidenten die je wel eens in de krant tegenkomt waarbij er wegens ontbrekende rapportages moet worden terugbetaald. Wat doe je dan als je dat geld al hebt uitgegeven?"

Het is dus noodzaak dat bedrijven en organisaties dit voor zichzelf goed bijhouden. Veel bedrijven en organisaties maken daarvoor gebruik van Excel, maar dat is volgens Ron erg foutgevoelig en geeft weinig overzicht. "Kijk bijvoorbeeld alleen al in de publieke sector, gemeenten kunnen zo wel 30-40 tal projecten met subsidies hebben lopen. Als het al niet meer is. Het gaat vaak ook om substantiële bedragen: middelgrote gemeenten beheren al gauw meerdere miljoenen euro subsidiegeld per jaar, een grote gemeente als de gemeente Amsterdam zelfs 1 miljard! Maar ook bij bedrijven, bijvoorbeeld in de maakindustrie, die veel subsidieregelingen gebruiken voor hun R&D-afdeling gaat het soms om miljoenen. Daarbij wil je toch gewoon inzicht hebben in hoe je het doet in subsidieland? En belangrijker nog een eenvoudige manier van administratie bijhouden."

ICT-platform

Tien jaar geleden ontwikkelde TRIAS het SubsidieVolgSysteem voor eigen gebruik. "Hiermee kregen we zelf ineens een goed overzicht van de verschillende projecten en subsidies en konden we makkelijker alle zaken bijhouden. Dit werd al snel aangeboden aan de klanten." Nu wordt het systeem al gebruikt door ongeveer 10% van de gemeentes in Nederland. Daarnaast maken bedrijven en ook onderwijs- en welzijnsinstellingen er gebruik van voor hun subsidie-administratie. "We gingen daarmee ook een nieuwe fase in. Dus moesten we op zoek naar een krachtige softwarepartner. Die vonden we in Gilde-BT Software." Gilde BT is gespecialiseerd in het ontwikkelen van opleidings- en subsidiemanagementsystemen voor regelingen zoals Praktijkleren en de sectorfonds gelden. "We beschikken inmiddels over twintig jaar kennis en veel ervaringen van klanten", vertelt directeur Charles Simons. "Die kennis en ervaring hebben we gebundeld in ons Next-Level ICT-platform, een verzameling van modules met veelzijdige toepassingsmogelijkheden. Dit platform vormt de basis voor elke applicatie die we voor onze klanten ontwikkelen. Een van de vele voor-beelden is ons eigen WBSO-online portal waarbinnen bedrijven deze subsidie volledig kunnen beheren."

SubsidieVolgSysteem

Samen met Gilde-BT Software is op basis van dit Next-Level platform het SubsidieVolgSysteem doorontwikkeld. Hiermee is een web based softwaresysteem ontstaan dat heel eenvoudig in de bestaande IT-processen kan worden geïmplementeerd. Het systeem is een stand-alone cloud applicatie. Via dit systeem hebben gebruikers een gebruiksvriendelijk en logisch ingericht dashboard met een overzicht van al hun subsidies en bijbehorende documenten. Het systeem kan zo worden ingericht dat de medewerkers die in dit dashboard werken bijvoorbeeld aan het begin van de week een melding per e-mail krijgen wanneer er een deadline voor een rapportage nadert.

Bovendien kan het beheren van de subsidies binnen het systeem heel makkelijk worden overgedragen aan een andere medewerker. Afgezien van de klant zelf heeft niemand anders toegang tot deze goed beveiligde omgeving, tenzij er afspraken zijn gemaakt over het externe beheer van de subsidies. Ron: "Het SubsidieVolgSysteem (SVS) neemt alle administratieve rompslomp weg. Je hebt een realtime overzicht van de lopende trajecten, van idee tot en met de einddeclaratie en het daadwerkelijk ontvangen van subsidiegelden. Bovendien kan onze eigen SubsidieAdministratieModule (SAM) in dit nieuwe systeem worden ingevoerd. Hiermee kun je naast basis zaken ook de hele subsidie-administratie in het SVS voeren. Dit neemt veel zorgen en werk weg van gebruikers als het gaat om de administratieve rompslomp. Neem bijvoorbeeld de RVV Verduurzaming voor het verduurzamen van woningen binnen de huursector. Maak je als woningcorporatie gebruik van deze subsidie, dan moet je dat per woning administreren. Daar is het SubsidieVolgSysteem ideaal voor."

Voor iedereen

Ook Charles is erg enthousiast over het gezamenlijke eindproduct. "De service van TRIAS is gericht op continuïteit. TRIAS is meer dan alleen een subsidiebedrijf en wil klanten langdurig bedienen. Dat sluit aan bij onze manier van werken waarbij we bedrijven en organisaties in diverse nichemarkten zoals de zorg, logistiek, schoonmaak, de agrarische sector en de uitzendbranche willen ontzorgen met toegepaste software-oplossingen. Met dit mooie product als eindresultaat hebben organisaties in de publieke en private sector 100% garantie om op de juiste plek en op het juiste tijdstip actie te kunnen ondernemen. En het mooie is dat het voor elk bedrijf, van mkb tot multinational binnen alle sectoren inzetbaar is." "Bovendien willen we dit product ook aanbieden aan concurrerende adviesbureaus. Een aantal van hen is inmiddels al overgestapt van Excel naar het SubsidieVolgSysteem en ervaart zelf hoe makkelijk het werkt. Kortom, het is voor iedereen interessant!", aldus Ron.

Meer weten? Kijk voor meer informatie en het aanvragen van een demo op www.subsidievolgsysteem.nl

delen: