Column Voor de Zaak: Arbeidsinspectie over de vloer: wat nu?!
Fotografie: Petra Niessen
De Nederlandse Arbeidsinspectie houdt toezicht op zaken op het terrein van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Denk aan de naleving van de regels uit de Arbowet, Arbeidstijdenwet, Wet arbeid vreemdelingen en de Wet minimumloon. Vooral na een ongeval of vermeende overtreding komt de Arbeidsinspectie in beeld. De Arbeidsinspectie kan op dat moment onaangekondigd voor uw deur staan en kan erg hoge boetes opleggen. Hier geldt: wees voorbereid, niet verrast.
Checklijst
Het is van belang om van tevoren na te denken over stappen die genomen moeten worden en de werkwijze die gehanteerd wordt wanneer de arbeidsinspectie voor de deur staat. Zorg ervoor dat er een checklijst aanwezig is, waarin belangrijke zaken staan omschreven:
1. Belangrijke personen: De aankondiging van een inspectie kan als een schok door het bedrijf gaan. Het is cruciaal om kalm te blijven. Gebruik een checklijst van personen die u op dat moment nodig heeft: de vaste contactpersoon binnen het bedrijf, de bestuurder, IT-specialist en bel uw advocaat.
TIP 1: Maak een checklijst
TIP 2: Zorg dat uw advocaat direct al is betrokken!
2. Onderzoek ter plaatse: Inspecteurs zullen uw bedrijf grondig onderzoeken. Zorg voor inzicht in de planning, een afgezonderde werkplek voor de inspecteurs en blijf kritisch. Vraag naar waar het onderzoek over gaat en blijf bij de inspecteurs tijdens het onderzoek. In principe moet u bereid zijn de benodigde informatie te verstrekken en medewerking te verlenen.
3. Getuigen/werknemers horen: De inspectie zal wellicht werknemers kunnen interviewen. Zorg ervoor dat uw team op de hoogte is van de bedrijfsprotocollen en consistent is in hun verklaringen. Blijf bij de interviews aanwezig.
4. IT-onderzoek: De inspectie kan ook uw digitale systeem onderzoeken. Zorg voor begeleiding door uw IT-specialist en dat alle gegevens beschikbaar zijn.
Nadat de Arbeidsinspectie klaar is met haar onderzoek, volgen (mogelijk) de volgende stappen in de procedure:
5. Boeterapport: Als de inspectie overtredingen constateert, wordt een boeterapport opgesteld met alle relevante feiten. Loop dit kritisch door met uw advocaat.
6. Voornemen tot boete en andere sanctie: Uw bedrijf ontvangt een voornemen tot boete of andere sanctie. Dit is het moment om samen met uw advocaat uw juridische positie te bepalen.
TIP 3: Check de feiten, check het onderzoek, check de overtreding (in de wet), check de boete (hoogte, evenredig en proportioneel)
7. Indienen zienswijze: U krijgt de mogelijkheid om met uw advocaat een zienswijze in te dienen en uw kant van het verhaal te vertellen.
8. Beoordeling door arbeidsinspectie: De arbeidsinspectie beoordeelt alle ingediende informatie en neemt een besluit.
9. Opleggen sanctie: Afhankelijk van de ernst van de overtreding kunnen diverse sancties worden opgelegd variërend van een waarschuwing tot hoog oplopende boetes, dwangsommen of zelfs publicatie van de overtreding. Uiteindelijk kan zelfs uw bedrijf worden stilgelegd.
10. Bezwaar en beroep: tegen de opgelegde sancties kan verweer worden gevoerd in een bezwaar- en beroepsprocedure. Maak hiervan gebruik. Let daarbij wel op de relatief korte termijnen en laat dit uw advocaat checken.
Conclusie
Het is van cruciaal belang voorbereid te zijn en tijdens het proces kritisch te blijven; maar houd de communicatielijn open en ga professioneel om met de inspecteurs. Het is van belang om expertise in te huren en het onderzoek zorgvuldig en goed door te komen. Een strategische benadering van naleving, onderzoek en verweer tegen sancties is van essentieel belang. Door bovenstaande stappen te volgen en juridisch advies in te winnen kunt u uzelf beschermen tegen onnodige boetes en reputatieschade. Ik help u hier graag bij!
Sander Oudenhoven, advocaat Voor de Zaak
Noord-Limburg Business nr 6 2023
