Magazines | Noord-Limburg Business nr5 2024

In de afgelopen vijftien jaar hebben de ontwikkelingen op het gebied van clouddiensten de mogelijkheden voor bedrijven en organisaties op het gebied van IT enorm verbeterd. Volgens Bjorn Schmitz, CINO van TCC smart IT solutions, staan we opnieuw aan de vooravond van een grote IT-golf; de impact van AI in de vorm van Microsoft Copilot en andere AI-assistenten. Om ook het mkb optimaal van deze mogelijkheden te laten profiteren, ontwikkelde TCC smart IT solutions een speciaal Copilot portfolio.

Fotografie: Kiki Jaspers

Bjorn Schmitz werkte de afgelopen twintig jaar voor grote managed service providers en legde zich acht jaar geleden al toe op cloud, data science en machine learning. Hij bouwde goede zakenrelaties op met grote merken zoals Microsoft, Salesforce en UiPath en deed de laatste vijftien jaar veel acquisitie. Sinds juni van dit jaar maakt hij als CINO samen met Edward Goessens (CEO) en Remy Maes (CFO) onder-deel uit van de directie van TCC. "We willen met TCC de komende jaren flink gaan groeien. Enerzijds willen we dat doen met autonome groei door middel van innovatie. Anderzijds door een stuk acquisitie in de markt te gaan ondernemen. TCC is specialist op het gebied van IT-ontzorging en moderne werkplek. Dit doen we met behulp van de cloudgebaseerde oplossingen Microsoft 365 en Microsoft Azure. Maar wil je als managed service provider competitief blijven in de IT-wereld, dan moet je blijven innoveren. Mijn rol bij TCC is om onder andere voor mkb'ers en zorgorganisaties met behulp van Microsoft Copilot kostenbesparingen en productiviteits- en kwaliteitsverbetering te realiseren. Grote bedrijven maakten in de afgelopen vijf jaar al gebruik van AI-mogelijkheden die toen nog niet betaalbaar waren voor het mkb. Inmiddels kunnen geavanceerde werkoplossingen in de cloud, waaronder AI-werkassistenten zoals Microsoft Copilot, als een SaaS-oplossing worden aangeboden. Dat betekent dat AI nu ook voor het mkb betaalbaar is."

Oplossing voor personeelstekort

Veel bedrijven passen op een beperkte manier AI-tools toe, zoals ChatGPT voor het schrijven van teksten of Midjourney voor het genereren van afbeeldingen. Maar met de juiste toepassing van AI kan er volgens Bjorn zoveel meer. "Neem bijvoorbeeld een verzekeringsmaatschappij die vanwege een personeelstekort elk jaar problemen ondervindt bij het afhandelen van de basisclaims. AI-werkassistenten kunnen het merendeel van deze claims geautomatiseerd afhandelen. Zeker wanneer je de werkassistent goed traint met alle informatie die binnen het bedrijf aanwezig is, wordt het werk uiteindelijk kwalitatief beter dan wanneer dit met men-selijk handelen wordt gedaan. En dan kun je je schaarse medewerkers juist inzetten op de meer complexe zaken die anders wellicht langer blijven liggen dan gewenst is." Binnen de zorg wordt al gewerkt met AI. "Personeelsleden zijn veel tijd kwijt met administratie en communicatie richting diverse betrokken instanties. Er zijn al AI-gestuurde zorgrobots die dat binnen dertig seconden kunnen doen."

Aanbestedingen

Ook bij het doen van rfp's biedt Microsoft Copilot meerwaarde. "Het kost bedrijven veel tijd om de interessante rfp's te vinden, deze bij te houden, om te beslissen of het interessant is om mee te doen én om de formulieren in te vullen. Een AI-werkassistent met een koppeling met het internet kan de rfp's automatisch bijhouden en binnenhalen. Het kan met behulp van alle beschikbare data en eerder ingediende rfp's binnen het bedrijf helpen beoordelen of het de moeite waard is om mee te doen met de aanbesteding. Vervolgens kan de werkassistent vaak al 80 tot 90% van de benodigde informatie invullen. Dit hoef je dan alleen nog maar te finetunen en in te leveren. Door AI in te zetten, kun je een productiviteitsverbetering van meer dan 50% realiseren en voorkom je dat er met het natuurlijk verloop van je personeelsbestand kennis verloren gaat."

Briefings

De mogelijkheden van Microsoft Pilot zijn volgens Bjorn legio. Maar waar levert het inzetten van een AI-werkassistent het meeste profijt op? Om ondernemers beter te kunnen informeren, ontwikkelde Bjorn het zogenoemde TCC Copilot portfolio. "Op 26 september hebben we ons klantevent 'In De Cockpit' georganiseerd. Deze naam is een knipoog naar de naam Microsoft Copilot. De naam staat voor de samenwerking tussen de piloot, oftewel de gebruiker, en de co-piloot, oftewel de AI-assistent. Tijdens dit event hebben we diverse bedrijven geïnformeerd over ons portfolio. Sinds 7 november or-ganiseren we briefings waarin we dieper ingaan op de mogelijkheden die Microsoft Copilot voor een organisatie te bieden heeft. Dit doen we voor groepen van twintig geïnteresseerde bedrijven binnen specifieke sectoren en branches, op diverse locaties in Zuid-Nederland, waaronder ook in omgeving van Venray en Venlo. Hiervoor gebruiken we een speciale vrachtwagen die van binnen als vliegtuig is ingericht."

Kennismaken met Copilot

Het TCC Copilot portfolio omvat een aanpak en een raamwerk dat is gebaseerd op de pijlers inspireren, integreren en optimaliseren. "In het portfolio staan onze aanpak en diverse best practices beschreven, met als doel om klanten met Microsoft Copilot te helpen inno-veren binnen hun bedrijf. We gaan met klanten op zoek naar die processen binnen het bedrijf waar de AI-werkas-sistent een onderscheidende factor voor het bedrijf kan zijn en waarde kan toevoegen. Dat kan op het gebied van efficiëntie, productiviteit en kwaliteit. Ook organiseren we inspiratiepresentaties met een aantal demonstraties. We hebben een unieke bibliotheek met een enorme hoeveelheid snelstartscenario's voor het verbeteren van gangbare bedrijfsprocessen binnen diverse afdelingen zoals sales, finance, marketing, directie, IT, operations, legal en customer succes. Deze deep dive scenario's helpen ondernemers op weg. Alleen al op het gebied van finance hebben we twaalf scenario's die met Copilot zijn uitgewerkt. Bij de afdeling sales kan de AI-werkassistent ondersteunen met het maken van klantoffertes, door de informatie van de klant op te halen, de juiste template er-bij te zoeken en de gebruikelijke prijsklasse te hanteren. C-level medewerkers of mensen van een bepaalde af-deling kunnen gaan experimenteren, nadenken waar AI toegevoegde waarde kan bieden en ervaring opbouwen. Heb je een specifiek proces of een bepaalde afdeling voor ogen waar je mee wilt beginnen, dan gaan we aan de slag met een Proof of Concept. Op die manier kun je het gefaseerd en in kleine stappen uitrollen."

Business case builder

De kosten voor het gebruik van Microsoft Copilot bedragen 29 euro per gebruiker per maand. Om te achterhalen of het inzetten van een AI-werkassistent in een bepaald proces of op een bepaalde afdeling rendabel is, gebruikt TCC de Business Case Builder. "Dit is een platform met vijf kwartalen aan AI-ervaring. In dit platform kun je alle afdelingen en AI-functionaliteiten invoeren. Vervolgens kunnen wij berekenen waar Copilot waarde kan toevoegen op het gebied van kostenbesparing en van productiviteits- en kwaliteitsverbetering. Je ziet dus meteen wat een bepaalde investering gaat opleveren."

Juiste instellingen

Om Microsoft Copilot op een goede manier te kunnen integreren, moet je als ondernemer wel al in een bepaalde mate gebruik maken van de Microsoft 365-cl-oudservice. Ook moet de omgeving goed beveiligd zijn. "Binnen de veiligheidsstandaard van Microsoft 365 is er al behoorlijk wat ingeregeld, maar Copilot gaat toch met gevoelige data aan de slag. Die kennis mag niet buiten de deuren van het bedrijf komen. Bovendien moet je als bedrijf in een cruciale sector aan de regels van de EU AI Act en de NIS2-richtlijn voldoen. Die bepalen ook wat je wel en niet met AI mag doen. Daarom is het van belang dat je binnen je bedrijf je data governance op orde hebt, waarbij door middel van autorisatie en authenticatie goed is ingeregeld welke medewerkers wat in mogen zien. Heb je dat niet goed geregeld, dan loop je het risico dat medewerkers met behulp van de AI-werkassistent alsnog informatie kunnen opvragen uit documenten die niet voor hen zijn bedoeld. Daarom voeren we eerst een readiness assessment uit. Op basis daarvan maken we een implementatieplan."

Business innoveren

Bjorn verwacht dat in de komende driekwart jaar steeds meer ondernemers aan de slag zullen gaan met een Proof of Concept en een aantal licenties voor de Copilot zullen afnemen. "We bieden met onze werkplekdienstverlening al een volledig pakket en managed services zoals een helpdeskfunctie aan. Hier hebben we Copilot aan toegevoegd. Ook houden we samen met de klant bij of deze alle producten die in de bundel zitten ook maximaal benut. Hetzelfde geldt voor het Copilot dashboard, waarmee we meer inzicht krijgen in de adoptie van Copilot. Als ik kijk naar de ontwikkelingen die AI en machine learning de afgelopen acht jaar hebben doorgemaakt en waar we nu staan, dan kan ik alleen maar voorspellen dat toepassingen zoals Microsoft Copilot de manier waarop we werken enorm gaat veranderen. Met ons TCC Copilot portfolio kunnen we onze klanten met behulp van concrete business cases en het inzichtelijk maken van de return on investment echt helpen om hun business te innoveren."

Begin 2024 is JDS bedrijfsautomatisering in Venray overgenomen door TCC smart IT solutions. Daarnaast heeft TCC vestigingen in Tilburg en Maastricht.

www.tcc.eu

Alles blijft in de eigen cloud

In tegenstelling tot gratis AI-tools zoals ChatGPT, deelt Microsoft Copilot geen data en modeltraining buiten de cloud van de organisatie. Bjorn Schmitz: "Het onderscheidend vermogen van het Microsoft-platform is dat de Copilot in jouw eigen cloud werkt. Maak je als mkb'er gebruik van Microsoft 365 en de cloudomgeving, dan wordt die data sowieso al in die online omgeving opgeslagen en goed beveiligd. Bovendien heeft Microsoft de contractuele belofte gedaan dat het lerend vermogen in de cloudomgeving van je eigen bedrijf blijft en niet wordt gedeeld met partijen van buitenaf."

AI-werkassistent voor projecten of specifieke afdelingen

De werkassistenten van Microsoft Copilot zijn nu nog gekoppeld aan een bepaalde medewerker. Begin 2025 is het daarnaast mogelijk om een AI-werkassistent in te stellen voor een specifiek proces, project of een bepaalde afdeling. "Denk bijvoorbeeld aan de financiële afdeling die maandafsluiting van de boekhouding moet doen", geeft Bjorn Schmitz als voorbeeld. "Straks kun je een team Copilot met de maandafsluiting laten meelopen voor een extra controleslag, of deze werkzaamheden zelfs volledig automatiseren. In het laatste geval hoef je alleen zelf nog maar de maandboekhouding te controleren."
 

delen: