Magazines | Noord-Limburg Business nr5 2024

Fotografie: Petra Niessen (Fotovakvrouw)

Bij het horen van de term 'algemene voorwaarden' denken velen aan de 'kleine lettertjes die niemand leest'. En eerlijk is eerlijk, ook ik vink bij het plaatsen van een online bestelling zonder te lezen het vakje aan waarin ik de voorwaarden accepteer. Dit gebrek aan aandacht weerspiegelt echter een breder probleem; veel ondernemers zien algemene voorwaarden slechts als een formaliteit en besteden hier nauwelijks aandacht aan. Dit is een misvatting, want algemene voorwaarden vormen juist de ruggengraat van commerciële transacties en bieden helderheid over de rechten en plichten van alle betrokken partijen. Door het belang van algemene voorwaarden te onderschatten, loopt u als ondernemer verschillende risico's.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Voordat ik de valkuilen bespreek, is het belangrijk om kort stil te staan bij wat algemene voorwaarden precies inhouden. Algemene voorwaarden zijn standaardbepalingen die van toepassing zijn op overeenkomsten met klanten of zakelijke partners. Hierin worden zaken geregeld zoals betalingen, levering, aansprakelijkheid, garanties en geschillenbeslechting. Door deze bepalingen vast te leggen in algemene voorwaarden, hoeven niet telkens dezelfde onderwerpen opnieuw te worden onderhandeld. Dit bevordert niet alleen de efficiëntie, maar ook de consistentie in de afspraken met verschillende partijen.

Algemene voorwaarden zijn daarmee een verlengstuk van uw overeenkomst en vormen een integraal onderdeel van de gemaakte afspraken. Dit maakt de valkuilen die ik zal bespreken des te belangrijker om te begrijpen.

Maatwerk

Een veelvoorkomende valkuil is dat ondernemers gebruik maken van standaard algemene voorwaarden die ze online gevonden hebben. Dit brengt aanzienlijke risico's met zich mee. Ten eerste kan dit inbreuk maken op de intellectuele eigendomsrechten van anderen. Daarnaast gelden er in verschillende sectoren specifieke wettelijke vereisten. Dienstverleners hebben bijvoorbeeld andere verplichtingen dan aannemers, en bedrijven die zich op consumen-ten richten, moeten strengere regels naleven dan ondernemingen die uitsluitend met andere bedrijven werken.

Standaard voorwaarden sluiten bovendien vaak niet goed aan op de specifieke bedrijfsvoering of de afspraken met klanten of leveranciers. Daarom is het altijd aan te raden om algemene voorwaarden op maat te laten maken.

Toepasselijkheid: meer dan een formaliteit

Een andere misvatting is dat algemene voorwaarden automatisch gelden zodra ze zijn opgesteld. Dit is echter niet zo. Regelmatig hoor ik ondernemers tijdens een conflict met een klant naar hun algemene voorwaarden verwijzen. Wanneer ik dan vraag hoe deze voorwaarden van toepassing zijn verklaard, blijft het vaak stil. Dit is ook een valkuil, want zonder geldige toepasselijkheid zijn de voorwaarden niet bindend en kunt u er bij een geschil geen beroep op doen.

Om algemene voorwaarden van toepassing te laten zijn, moet u twee stappen volgen. De eerste stap is eenvoudig: vermeld vóór het sluiten van de overeenkomst expliciet dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dit kan bijvoorbeeld in offertes, contracten of orderbevestigingen.

De tweede stap is dat de wederpartij de mogelijkheid moet krijgen om de algemene voorwaarden in te zien. Dit noemt men juridisch 'ter hand stellen'. De exacte vereisten hiervoor verschillen per branche. Soms is een link naar de website waar de voorwaarden te vinden zijn voldoende, maar in andere gevallen moeten de voorwaarden als document worden meegezonden of fysiek worden overhandigd.

Het is daarom cruciaal om duidelijk te weten onder welke omstandigheden de algemene voor-waarden van toepassing zijn en u er met succes een beroep op kunt doen.

Conclusie

Herkent u zich in het bovenstaande en zou u graag uw algemene voorwaarden willen laten opstellen of herzien? Neem vrijblijvend contact met ons op. Samen zorgen we ervoor dat uw 'kleine lettertjes' niet langer een formaliteit zijn maar een stevige juridische basis vormen voor al uw overeenkomsten.

Rachelle van der Brug, advocaat bij Voor de Zaak Advocaten

www.voordezaak.nl

delen: