Magazines | Noord-Limburg Business nr1 2025

Gilde-BT Software & Services bestaat dit jaar dertig jaar en heeft in die tijd een indrukwekkende groei doorgemaakt. Wat begon als een specialist in cursusbeheerapplicaties, is uitgegroeid tot een toonaangevende ontwikkelaar van SaaS-oplossingen (Software as a Service) voor opleidingsbeheer, subsidiemanagement en vergoedingenbeheer. Met een sterke focus op innovatie, automatisering en procesoptimalisatie ondersteunt Gilde-BT organisaties in diverse sectoren, waaronder onderwijs, agrarisch, transport, zorg, schoonmaak en overheid. De software wordt gebruikt door meer dan 1,5 miljoen gebruikers en in de subsidieportals is inmiddels meer dan 1 miljard euro aan subsidies verwerkt. Achter dit succes staat een team van experts dat samenwerkt met klanten om continu te vernieuwen en oplossingen te ontwikkelen die naadloos aansluiten op hun behoeften. Noord-Limburg Business sprak met hen over de kracht van digitalisering, de toekomst van leren en de groeiende vraag naar geautomatiseerd subsidiebeheer.

Fotografie: Ania Liesting

Opleidingsmanagementsysteem: Van inzicht naar impact

Een effectief opleidingsproces draait om meer dan het aanbieden van trainingen. Het vraagt om structuur, grip en inzicht in de ontwikkeling van medewerkers. Gilde-BT biedt hiervoor het Opleidings-managementysteem (OMS), waarmee opleidingsinstituten en bedrijven hun leerprocessen kunnen digitaliseren en automatiseren. "Inmiddels maken heel veel particuliere onderwijsinstituten en ROC's gebruik van deze intuïtieve software, waaronder onze eigen opleiding labels", vertelt algemeen directeur Charles Simons. "Hiermee kunnen zij tot op detailniveau alles wat te maken heeft met het organiseren van opleidingen en trai-ningen inzichtelijk maken voor diegenen die deze opleidingen moeten beheren." Charles benadrukt hoe essentieel een goed ingericht systeem is voor een soepele uitvoering. Hij ziet dat veel organisaties worstelen met de coördinatie van leertrajecten. "Je moet je voorstellen dat bij een deelnemer die een opleiding op mbo-niveau volgt, al snel tien personen betrokken zijn: de docent, praktijkbegeleiders, de examinator, diverse managers, HR-medewerkers en de afdeling administratie. Onze systemen zijn flexibel in te richten door middel van een uitgebreide rollen- en rechten-matrix, zodat iedereen die betrokken is bij de opleiding bij de voor hem of haar relevante informatie kan. Bovendien is het een zeer gebruiksvriendelijk systeem waarbij je alle informatie in maximaal twee schermen terugvindt."

Al deze succesvolle softwareapplicaties zijn voortgekomen uit langdurige zakenrelaties. Charles: "Wij spreken dan ook liever over samenwerkingspartners in plaats van klanten. Met alle kennis en kunde die we bij het ontwikkelen van de diensten doen, maken we onze producten steeds beter. Het uiteindelijke resultaat is dat subsidies, regelingen en vergoedingen worden aangewend waar ze voor bedoeld zijn; het opleiden en ontwikkelen van werknemers en het doelmatig aanwenden van subsidies voor en door gemeenten. Dat bereik je alleen met een goede zakenrelatie op basis van kwaliteit, betrouwbaarheid en loyaliteit."

BedrijfsAcademy en de toekomst van digitaal leren

Door de veranderende leerbehoeften van medewerkers groeit de vraag naar digitale leerplatformen. Daarom stelt Gilde-BT organisaties in staat om met het OMS een eigen BedrijfsAcademy in te richten. Oliver Mommers, accountmanager software, ziet hoe steeds meer bedrijven deze technologie omarmen. De tijd waarin bedrijven volstonden met standaard trainingen is voorbij. Werknemers willen een persoonlijke leerervaring die is afgestemd op hun groeipad. Een BedrijfsAcademy biedt een gepersonaliseerde omgeving waarin medewerkers trainingen kunnen volgen, hun voortgang kunnen monitoren en direct in contact kunnen staan met docenten en medestudenten.

Bedrijven en HR-teams kunnen real-time meekijken met de voortgang en waar nodig bijsturen. Dit inzicht helpt niet alleen bij het ontwikkelen van talent, maar ook bij het nemen van strategische beslissingen over competentiemanagement en opleidingsbudgetten. Met de toenemende vraag naar digitale leeroplossingen richt Gilde-BT Software & Services zich niet alleen op Nederland, maar ook op internationale uitbreiding. Dit jaar staan er al twintig implementaties op de planning, en de ambities reiken verder. Oliver Mommers is verantwoordelijk voor de promotie van het OMS en ziet volop groeikansen in België en Frankrijk. "We maken een stevige groei door en zetten dit jaar de eerste stappen op de Belgische en Franse markt. Ons systeem wordt aangepast aan de specifieke behoeften van deze landen, met een eigen branding en een nieuwe naam die synergie creëert tussen meerdere labels binnen de Gilde-BT Groep."

Digital Learning Event: Inspiratie en innovatie

Het afgelopen jaar organiseerde Gilde-BT Software & Services drie maal het Digital Learning Event in Utrecht waarbij opleidingsinstituten en bedrijven werden geïnformeerd over de mogelijkheden van het Opleidingsmanagementsysteem. "De boodschap van het event was dat leren anders moet. Klassikale trainingen maken steeds vaker plaats voor digitale platforms waarop kennis wordt gedeeld en medewerkers in hun eigen tempo kunnen leren. Generatie Z vraagt om een nieuwe manier van opleiden en begeleiden, bijvoorbeeld in de vorm van micro- en social learning. Aan ons systeem kunnen we platforms koppelen die hierin zijn gespecialiseerd, waaronder ons eigen label UQlearn.nl. Dit jaar organiseren we opnieuw drie evenementen, waaronder op 20 mei in Antwerpen. In oktober richten we ons in Utrecht op grote bedrijven die baat hebben bij een eigen BedrijfsAcademy."

Next Level Software

Wat Gilde-BT onderscheidt, is dat alle softwareoplossingen zijn gebouwd op het eigen Midcode Software Platform 'Next Level'. Dit innovatieve platform vormt de fundering van alle applicaties en wordt continu doorontwikkeld om klanten te laten profiteren van de nieuwste technologieën, zoals optical character recognition (OCR) en AI-gestuurde procesoptimalisatie. Gertjan van Reenen, directeur software, ziet hierin een enorme kracht. "Onze software is ontworpen met het principe 'set it and forget it'. Waar processen geautomatiseerd kunnen worden, nemen wij handmatige handelingen weg. Dit bespaart organisaties tijd en zorgt voor een foutloze verwerking van gegevens."

Dankzij de modulaire opzet van het platform kunnen bedrijven en organisaties de software eenvoudig aanpassen aan hun eigen processen. Frank van den Essen, medeoprichter en directeur software, legt uit: "In het begin schreven we voor elk bedrijf aparte software, maar we zagen al snel dat er een bredere behoefte was aan schaalbare en flexibele oplossingen. Tien jaar geleden zetten we de stap naar standaardsoftware, waarin al onze kennis en ervaring is gebundeld. Het resultaat is een systeem dat transparantie biedt en organisaties volledige controle geeft over hun opleidingsbeheer en subsidieverwerking."

Van registratie naar data-analyse en procesautomatisering

Gilde-BT blijft innoveren en vooroplopen in de toepassing van nieuwe technologieën zoals AI, video learning en interactieve communicatie. De software evolueert van een systeem dat puur registratief werkt naar een slimme oplossing die zelfstandig processen analyseert en optimaliseert. Van Reenen ziet hierin een belangrijke stap: "De eerste generatie software was gericht op het registreren van gegevens. Nu zitten we in de fase waarin data wordt geanalyseerd en gebruikt om processen te versnellen en te verbeteren. AI kan bijvoorbeeld automatisch bijeenkomsten plannen zodra het minimumaantal deelnemers is bereikt en direct een uitnodiging sturen."

Om deze ontwikkelingen te stimuleren, heeft Gilde-BT het Technology Board opgericht. Dit interne innovatieplatform geeft medewerkers de kans om nieuwe ideeën te pitchen en uit te werken. "Innovatie is een continu proces", benadrukt Van Reenen. "Door agile te werken, kunnen we snel nieuwe functionaliteiten ontwikkelen die daadwerkelijk impact hebben." Dit innovatieve karakter komt ook tot uiting in de gebruiksvriendelijkheid van de software. Van den Essen legt uit: "Alle ervaringen die we opdoen bij onze klanten verwerken we direct in verbeteringen. Ons doel is om processen zo eenvoudig mogelijk te maken, zodat bedrijven en instellingen zich kunnen focussen op hun kernactiviteiten in plaats van op administratieve taken."

Slim subsidiemanagement en vergoedingenbeheer

Naast opleidingsbeheer speelt Gilde-BT een cruciale rol in de automatisering van subsidiebeheer en vergoedingenadministratie. Veel bedrijven, gemeenten en brancheverenigingen worstelen met complexe subsidieprocessen, waarin de juiste documenten en verantwoordingseisen een administratieve last vormen. Robert van der Meer, direc-teur Gilde-BT Services BV, heeft als voormalig subsidieadviseur van dichtbij gezien hoe automatisering het verschil kan maken. "Veel organisaties hebben te maken met versnipperde administraties en ingewikkelde regelgeving. Door processen te digitaliseren en te stroomlijnen, zorgen we ervoor dat subsidieaanvragen sneller en transparanter worden verwerkt."

Om deze uitdagingen aan te pakken, ontwikkelde Gilde-BT subsidiemanagementsystemen. Deze systemen automatiseren het volledige traject, van aanvraag en beoordeling tot goedkeuring en uitbetaling. Van der Meer legt uit: "Onze software controleert automatisch of alle vereiste documenten correct zijn aangeleverd en of de aanvraag aan de voorwaarden voldoet. Hierdoor kunnen organisaties het volledige proces zelfstandig beheren, zonder handmatige controles en vertragingen." Voor veel organisaties betekent dit een enorme tijdsbesparing en een hogere mate van controle.

Sommige branche-organisaties en O&O fondsen beheren hun subsidie- en vergoedingsprocessen volledig zelfstandig via deze software, terwijl anderen de administratieve verwerking volledig uitbesteden aan de backoffice van Gilde-BT, die de helpdesk beheert, aanvragen beoordeelt en zelfs de uitbetalingen van de subsidies en de financiële administratie verzorgt. Een succesvolle toepassingen hiervan is de samenwerking met Colland, het fonds voor de agrarische sector. Werkgevers en werknemers in deze sector kunnen via een speciaal ontwikkeld portaal eenvoudig scholing- en ontwikkelsubsidies aanvragen. Van der Meer licht toe: "Het systeem valideert automatisch of de aanvrager voor subsidie in aanmerking komt en of alle documenten correct zijn geüpload. Ontbreekt er iets? Dan ontvangt de werkgever of werknemer direct een notificatie. Dit voorkomt lange wachttijden en zorgt ervoor dat aanvragen sneller kunnen worden verwerkt." Door deze auto-matisering verloopt het subsidieproces niet alleen sneller, maar ook betrouwbaarder. "Dankzij digitale controles en geautomatiseerde workflows wordt de kans op fouten sterk verminderd."

De ontwikkelingen op het gebied van subsidiebeheer en vergoedingenadministratie laten zien dat steeds meer bedrijven en instellingen kiezen voor slimme digitale oplossingen. "Organisaties die overstappen op onze software ervaren direct de voordelen", zegt Van der Meer. "Ze verminderen hun administratieve lasten, verwerken aanvragen sneller en krijgen beter inzicht in hun financiële stromen."

Klaar voor de toekomst

Na dertig jaar blijft Gilde-BT Software & Services vooroplopen in de digitalisering van opleidingsmanagement en subsidiemanagement. Met een sterke focus op innovatie, gebruiksvriendelijkheid en automatisering helpt het bedrijf organisaties in Nederland en daarbuiten om hun processen te optimaliseren en grip te krijgen op hun bedrijfsvoering. Voor bedrijven en instellingen die op zoek zijn naar een toekomstbestendige digitale oplossing, biedt Gilde-BT een solide partner met bewezen expertise en een scherp oog voor de ontwikkelingen in de markt.

www.gilde-bt.nl

delen: