Magazines | Noord-Limburg Business nr 1 2016

MVO Nederland versnelt transitie

Zorg voor een

goede match

Het behoeft geen discussie meer dat de werkomgeving voor een groot deel de productiviteit van de gebruikers beïnvloedt. Daarom moet de bedrijfshuisvesting zijn afgestemd op de activiteiten van de onderneming. Omdat er een grote leegstand is van bedrijfspanden – met name kantoorgebouwen – heeft de potentiële koper/huurder een zeer ruime keuze. Het gevaar is echter dat de ondernemer zich laat leiden door prijs of mooie praatjes, in plaats van door praktisch nut.

Maar hoe ziet een passende, aantrekkelijke werkomgeving er dan uit? Natuurlijk is er geen uniforme invulling omdat elke organisatie anders is, maar we kunnen wel enkele hoofdlijnen aangeven. Wat een bedrijfspand moet bieden, is afhankelijk van de organisatie en de aard van de werkzaamheden.

Het pand

Er zijn nogal wat factoren die bepalen wat de beste huisvesting is voor een bedrijf. Voor sommigen is een deel van een bedrijfsverzamelgebouw voldoende, anderen hebben behoefte aan een geheel eigen pand omdat ze al een goed lopende onderneming hebben en willen uitbreiden. In dat geval kan meer aandacht worden geschonken aan het representatieve karakter van het gebouw. Een advocatenkantoor zal een andere uitstraling wensen dan een fietsenmaker.

Een andere factor van belang bij de keuze van een pand is de locatie: sommige bedrijven zitten uitstekend op hun plek op een bedrijventerrein, andere varen wel bij een locatie in een stadscentrum. Denk aan zaken als bereikbaarheid (nabijheid snelweg, openbaar vervoer), parkeermogelijkheden (voor vrachtwagens dan wel personenauto’s), magazijn of loods, enzovoort. Tegenwoordig vinden steeds meer werknemers het vanwege de werk/privé-balans belangrijk dat de reistijd beperkt blijft.

De fysieke werkomgeving

Bij binnenkomst is het voor zowel de medewerkers als de bezoekers direct helder dat ze met een soepel en effectief functionerende organisatie van doen hebben. Medewerkers voelen zich er prettig en veilig, bezoekers ervaren echte hospitality (en dat is veel meer dan een kopje koffie, maar dat is een ander verhaal).

De werkomgeving is ingericht op basis van functionaliteit, om productief gedrag te optimaliseren. Op de werkvloer heerst een gevoel van intense energie; individuele werkplekken zijn niet overmatig groot en zodanig geconfigureerd dat de medewerkers eigenlijk altijd oogcontact kunnen hebben. Dat zorgt er mede voor dat de mensen zich ervan bewust zijn dat ze in een team werken, samen aan een eindresultaat werken. Er moet een bepaald gevoel van ‘community’ ontstaan, precies dat waar de getalenteerde (kennis)werker naar op zoek is. De uitdaging voor deze werkomgevingen is om zich te kunnen onderscheiden van de concurrentie middels hun visie, waarden en cultuur.

Bedrijfscultuur

De werkplekken zelf zijn ingericht om specialistische activiteiten optimaal te faciliteren. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat er geen aandacht mag zijn voor design, comfort en ergonomie (maar ook dat is een ander verhaal).

Het geheel is een weergave van het niveau dat de organisatie wil nastreven en hooghouden. Die werkomgeving is in feite een strategische waarde voor het aantrekken van talent; daarmee kan een bedrijfscultuur worden gevormd. Voor een grotere organisatie zou dat tevens kunnen inhouden: een topklasse bedrijfsrestaurant, state-of-the-art fitnessruimte en misschien zelfs een luxe spa, allemaal in het bedrijfspand. Minder grote ondernemingen kunnen bijvoorbeeld een tafelvoetbalspel of dartboard plaatsen. Zelfs als de meeste medewerkers er geen gebruik van maken, is de aanwezigheid ervan belangrijk voor het totale gevoel.

De opdrachtgever

vs. de gebruikers

De fout die veel ondernemers maken, is dat ze de werkomgeving laten inrichten zoals zij persoonlijk die als ideaal zien. Of ze hebben ergens een pand en/of inrichting gezien en vinden die ‘wel mooi’. Of er staat ergens een pandje dat een makelaar wel voor een schappelijk prijsje kan aanbieden – maar dat de organisatie eigenlijk niet optimaal faciliteert. Ook laat menig opdrachtgever zich ondersneeuwen door een architect die een monumentje voor zichzelf wil creëren. Daarbij wordt voorbijgegaan aan twee heel belangrijke zaken: de functionaliteit en de wensen van de mensen die in het pand moeten werken, de feitelijke gebruikers.

In veel ondernemingen wordt de zogeheten ‘Workforce Happiness Index’ (WHI) gehanteerd. Men gaat er namelijk van uit dat de productiviteit van de medewerkers fundamenteel verbonden is met een positieve instelling: gelukkige werkers zijn productieve werkers. Die tool werkt op twee manieren: met die WHI wordt de productiviteit gemeten én worden nieuwe mensen geworven. De medewerkers hebben behoefte aan afwisseling en stimulansen om creatief te zijn en ze werken het hardst als zij zich gecommitteerd voelen aan een gezamenlijk doel: ‘operational excellence’.

Handschoen

De huisvesting van elk bedrijf moet als een handschoen passen bij de activiteiten, de aard van de onderneming, de wensen van de feitelijke gebruikers, de gewenste uitstraling (de ‘branding’) van de zaak, en niet te vergeten: de plannen voor de toekomst. Veel vastgoedontwikkelaars houden nog steeds vast aan huurcontracten voor vijf jaar. Gezien de broze staat van het herstel van de economie is een kortere termijn wellicht beter. Dan is uitbreiding of verhuizing makkelijker te realiseren.

Al deze aspecten zijn belangrijk bij het kopen, respectievelijk huren van een huisvesting voor een bedrijf. En net zoals bij de koop van een particulier huis moet de beslissing weloverwogen zijn. Ook daarbij spelen veel dezelfde factoren een rol, al heb je dan met minder mensen te maken, en gaat het om andere activiteiten. Bij een privé-huis speelt emotie een grote rol, voor een bedrijfspand gelden tevens andere, zakelijke factoren. Denk bijvoorbeeld aan beveiliging, telecom, schoonmaak, enzovoort. Die moet je niet aan een amateur overlaten. Raadpleeg dus een deskundige; bij de aanschaf/huur van een bedrijfspand dat goed matcht met je organisatie komt meer kijken dan je denkt. n

Bedrijfshuisvesting

delen: