Magazines | Noord-Limburg Business nr 4 2016

Janine Peeters, personal assistant bij Pa Dynamics

"Ik ben net een kameleon"

Een vergadering organiseren, een zakenreis boeken of de agenda beheren: veel managers bij grote bedrijven laten dit graag aan een personal assistant over. Maar ook directeuren bij kleine MKB-bedrijven kunnen flink wat tijd besparen door gebruik te maken van een dergelijke assistant. "Of het nu om een directiesecretaresse, management assistente of personal assistant gaat, zij kunnen zoveel meer voor een manager betekenen dan enkel het aannemen van telefoontjes. Zie hem of haar eerder als de manager van de manager", aldus Janine Peeters van PA Dynamics.

Toen Janine Peeters in 2010 haar eigen bedrijf PA Dynamics begon en als zelfstandig personal assistant aan de slag ging, had zij al de nodige werkervaring opgedaan bij diverse bedrijven. "Na het afronden van de MEAO-opleiding voor secretaresse heb ik bij de meest uiteenlopende bedrijven gewerkt, van huisartsenposten tot accountantsbedrijven. Gaandeweg ben ik in dit traject opgeklommen van administratief medewerkster tot directiesecretaresse, door middel van een hands on houding en een flinke dosis gezond verstand. Ook al zijn er verschillende opleidingen voor directie- secretaresse, kun je dit vak niet zomaar uit de boeken leren. Je moet er de juiste mentaliteit voor hebben, het moet 'in je zitten'. Je moet het leuk en fijn vinden om mensen te ontzorgen, want dát is waar het simpelweg om gaat." Volgens Peeters heeft een directiesecretaresse vaak veel meer skills dan dat een manager zou denken. "Wanneer je bijvoorbeeld een locatie voor een externe bijeenkomst moet boeken, moet je kunnen onderhandelen en kostenbewust bezig zijn. Door deze skills goed in te zetten wordt een directeur of manager weer veel zorgen uit handen genomen en heeft deze minder snel de neiging om overal ja tegen te zeggen en daarmee wordt zijn of haar leven ook een stuk prettiger."

Als personal assistant kan Peeters diverse werkzaamheden voor managers, directeuren en andere leidinggevenden binnen een bedrijf verrichten. Van het maken van afspraken tot het organiseren van interne en externe bedrijfsbijeenkomsten en het boeken van zakenreizen inclusief taxi en bagagevervoer. Maar ook zaken in de privésfeer kunnen aan de personal assistant worden overgelaten, zoals het regelen van een klusjesman, de apk-keuring voor de auto, een romantische date-night voor de partner organiseren, het regelen van museumkaartjes of een verjaardagscadeau voor de kinderen. Hiervoor maakt Peeters gebruik van haar zeer uitgebreide netwerk.

Communicatie

Volgens Peeters is de kern van een goede samenwerking tussen een personal assistant en een manager goede communicatie. "Met veel van mijn klanten werk ik op afstand samen, een aantal van hen wonen en werken in het buitenland of zijn veel op zakenreis. Dankzij de vele digitale communicatiemiddelen die voorhanden zijn zoals natuurlijk de telefoon en mail, maar ook sms, WhatsApp, FaceTime en Skype is dat ook prima mogelijk. Voor een aantal van mijn klanten ben ik een vast aantal uren per week beschikbaar, maar die uren zijn wel heel flexibel en on demand in te delen. Dat mag een klant ook verwachten in een 24-uurs economie die zich vaak over meerdere tijdzones uitstrekt." Naast de bereikbaarheid en snelheid waarmee je communiceert, is ook de manier waarop je communiceert heel belangrijk. "Als personal assistant moet je diplomatiek zijn en iedereen met respect behandelen. Je krijgt namelijk vaak ook te maken met andere personal assistants en bij hen bereik je meer met vriendelijkheid en beleefdheid dan met doordrammen. Verder moet je je goed in kunnen leven in een klant en tien stappen vooruit denken. Ik regel ook nooit dingen op de automatische piloot. Managers kunnen soms wat wispelturig zijn en een vergadering op het allerlaatste moment verzetten. In die dynamiek moet je meegaan. Daarom houd ik ook veel contact met mijn klanten."

Vertrouwensband

Volgens Peeters is een vertrouwensband heel belangrijk voor het optimaal kunnen functioneren van een personal assistant. Alleen dan kan een manager optimaal worden ontzorgd."Omdat je zo intensief met elkaar omgaat, wordt de relatie met de klant al snel hecht. Een klant moet het vertrouwen hebben dat wanneer een opdracht bij mij neergelegd wordt, het ook goed komt. Hij of zij kan het dan met een gerust hart loslaten. Dit geldt voor bedrijfsgerelateerde zaken, maar ook dingen die in de privésfeer spelen. Een mooi voorbeeld hiervan is mijn samenwerking met een expat die in Nederland een huis had gekocht van een andere expat. Omdat beide expats net die dag in het land waren, was het belangrijk dat er die dag ook getekend zou worden. Maar toen kwam mijn klant er achter dat het geld nog niet was overgemaakt naar de notaris. Ik heb toen contact opgenomen met de bank, het notariskantoor en heb er toen voor kunnen zorgen dat de transactie alsnog plaats kon vinden en dat alle betrokken partijen terug konden kijken op een prettige afhandeling van de transactie. Dankzij die vertrouwensband weet een manager precies wat hij of zij aan ondersteuning op afstand kan verwachten. Dan merk je pas echt wat de meerwaarde van een personal assistant kan zijn: je bent de wingman van de manager."

Persoonlijke details

Peeters organiseert naast mensen ook meetings en events. Dit gaat van het voorzitten van bijeenkomsten tot de complete organisatie van een congres of bedrijfsfeest. "Voor een zakelijke meerdaagse training in Amsterdam, die toevallig samenviel met de aankomst van Sinterklaas, regelde ik voor de vrijdag een mooi hotel, werd er op zaterdag in de bibliotheek vergaderd en konden de deelnemers op zondagochtend tijdens een rondvaart over de grachten ontbijten. Vervolgens werd de meeting voortgezet in het Scheepvaartmuseum en vormde de aankomst van Sinterklaas een mooi intermezzo. Terwijl iedereen naar buiten keek legde ik op elke stoel een zelfgemaakt boek met kleine cadeautjes, lekkers en een zelfgeschreven gedichtje in het Engels. Het zijn juist die persoonlijke details waar je als personal assistant in uit kan blinken en wat mijn vak ook zo leuk maakt." Bijzonder trots is Peeters op de modeshow in Blerick die zij tweemaal heeft mogen organiseren. "De eerste keer moest ik alles opzetten, van sponsoring tot logistiek en aankleding. Ik had er geen ervaring mee, maar met gezond verstand en hard werken kom je een heel eind. De modeshows waren uiteindelijk een groot succes en ik kijk er met veel plezier op terug."

Kameleon

Grote bedrijven maken al graag gebruik van een personal assistant, maar ook kleinere ondernemingen kunnen hier hun voordeel mee doen. "Voor bedrijven die te klein zijn voor het inhuren van vaste ondersteuning maar te groot zijn om alles zelf te doen, kan een personal assistant on demand voor incidentele klussen al een ideale oplossing zijn. Denk aan het organiseren van een meeting, of het aansturen van de secretaresses als er een drukke periode zich aandient. Het grote voordeel is dat ik niet branchegebonden ben. Ik ben net een kameleon, ik pas me aan elke situatie en locatie aan. Your busyness is my business." 

Janine Peeters is in te huren als PA for a Day, als PA on Demand voor incidentele opdrachten zoals het organiseren van een bijeenkomst of het begeleiden van directieassistentes, of voor een bepaalde periode. www.pa-dynamics.nl

Fotografie: Zebra fotostudio's

delen: