De meerwaarde van een externe vergaderlocatie

Magazines | Noord-Limburg Business nr 1 2014

De meerwaarde van een externe vergaderlocatie

Ondanks de recessie organiseren het bedrijfsleven en overheden nog altijd externe zakelijke bijeenkomsten zoals een vergadering. Dat hier extra budget aan wordt besteed is niet voor niets. Een externe locatie kan namelijk een wezenlijke bijdrage leveren aan de effectiviteit van dit soort bijeenkomsten.

Soms kan een vergadering die niet goed verloopt, of waarbij het maar niet lukt om knopen door te hakken, een hele nieuwe wending nemen door het inmiddels bekende concept ‘out of the box’ denken toe te passen. Maar je kunt dit concept ook op de gehele bijeenkomst zelf betrekken door deze plaats te laten vinden in een hele nieuwe, inspirerende omgeving en daarmee een doorbraak naar (het openstaan voor) nieuwe ideeën forceren. Bovendien kan een andere omgeving een gevoel van veiligheid en vertrouwen geven waardoor je sneller geneigd bent om buiten je comfortzone te leren en te delen. Bovendien zal je in een andere locatie ook niet snel geneigd zijn om de bijeenkomst te onderbreken om collega’s bij te springen als ze het druk hebben of om toch even die belangrijke klant die in de wacht staat bij de secretaresse even te woord te staan.

Mindset

Een ander voordeel van een externe vergaderlocatie is dat de uitstraling van het gebouw een bijdrage kan geven aan de mindset van de deelnemers. Met name historische locaties zoals kastelen en grachtenpanden, maar ook industriële locaties geven een bepaald cachet aan een vergadering en kunnen het belang en de betrouwbaarheid van een organisatie extra onderstrepen. Bijkomend voordeel is dat een bijeenkomst in een van deze specifieke categorie locaties, die zich geheel

of gedeeltelijk toeleggen op de zakelijke vergadermarkt om zo een extra inkomen te genereren om in de relatief hoge onderhoudskosten te voorzien, bijdraagt aan het behoud van deze vaak bijzondere gebouwen voor latere generaties. Kasteel de Berckt in Baarlo en kasteel Groot Buggenum in Grathem zijn hier mooie voorbeelden van.

Een andere categorie locaties met een bijzondere uitstraling zijn schouwburgen en theaters. Steeds vaker zetten ook zij hun deuren open voor de zakelijke markt. De gebouwen zijn vaak mooi en imposant en wekken meteen het welbekende rode-lopergevoel op. Gasten krijgen dan de boodschap dat ze belangrijk zijn en dat hun mening telt.

Een bijeenkomst in een stadion kan juist weer een wij-gevoel geven. En bovendien is voetbal als metafoor heel geschikt bij een vergadering, denk bijvoorbeeld aan een vergadering waarin de ‘aftrap’ van een nieuw product moet worden besproken of waarin in teamverband een prestatie moet worden neergezet.

Soms is het niet zo zeer de locatie zelf, maar meer de omgeving die meerwaarde biedt aan een bijeenkomst. Wanneer je een locatie midden in de natuur kiest, bijvoorbeeld het spreekwoordelijke hutje op de hei, biedt de omgeving ruimte voor het opdoen van nieuwe inspiratie en word je een ander perspectief op de te bespreken zaken geboden. Een locatie aan het water kan juist weer heel verruimend werken, bijvoorbeeld wanneer je een veranderingsproces binnen je organisatie in gang wilt zetten. Je zou je dan af kunnen vragen hoe jij als mens meebeweegt in deze verandering. De regio Noord-Limburg kent meer dan genoeg natuurgebieden (De Groote Peel, de Maasduinen) en

landgoederen (Landgoed de Hamert, Landgoed Arcen) met mooie locaties in de buurt waar je ongestoord aan de doelstellingen van je bijeenkomst kan werken.

Ontspanning

Na de gedane zaken is het prettig om de bijeenkomst op een informele en positieve manier af te sluiten en de deelnemers aan de vergadering te bedanken voor hun tijd en inzet. Bijna alle locaties in Noord-Limburg waar vergaderd kan worden, hebben daar wel de nodige middelen voor in huis of kennen een prima alternatief in de buurt. Dat kan, bij wijze van ontspanning na de geleverde inspanning, in de vorm van een rondleiding, een workshop, een rondje door de inwoners van Zoo Parc Overloon of langs de attracties van Toverland, een golfclinic op Golfbaan Landgoed Bleijenbeek, een kijkje achter de schermen van voetbalstadion De Koel of een mooie theatervoorstelling in Theater de Maaspoort in Venlo of het Munttheater in Weert. Veel locaties bieden diverse zakelijke arrangementen waarbij een kennismaking met de locatie zelf is inbegrepen.

Maar de ontspannende activiteit kan ook een diepere lading krijgen. Inzicht in je eigen denken, voelen en doen en in hoeverre een (management)team ook echt goed functioneert, krijg je door middel van paardencoaching, dat onder andere op het Kortenbos Mental Balance Center in Meerlo wordt aangeboden. Doordat paarden reageren op de onbewuste reactie en signalen van mensen, leggen zij het gedrag onder een vergrootglas. Ook trainingen met roofvogels, honden en schapen lenen zich hier uitstekend voor.

Vertalen

Afgezien van een inhoudelijke bijdrage die een externe locatie voor een bijeenkomst kan bieden, heeft het ook praktische voordelen. Tegenwoordig zijn er legio online platforms waarbij diverse locaties zijn aangesloten. Zoekmachines waarin zeer uitgebreide eisen zoals ligging, bereikbaarheid en uitstraling kunnen worden ingevoerd, maken het mogelijk om de perfecte locatie te vinden. Na het prikken van een datum en tijdstip en het doorgeven van de wensen, eisen en insteek van de bijeenkomst, kan de verdere organisatie geheel uit handen worden gegeven aan de gekozen accommodatie. Want als deze locaties iets hoog in het vaandel hebben staan, dat is het wel het vertalen van de wensen van een gast naar de perfect georganiseerde bijeenkomst. Als dan ook nog eens de doelstellingen van de bijeenkomst worden behaald, is de meerwaarde van een externe bijeenkomst wel bewezen.

delen:
Algemene voorwaarden Hosted by