Bijna alle bedrijven zijn wel bezig met het begrip digitalisering. Het lukraak bedrijfsprocessen van ICT-systemen voorzien, levert vaak meer problemen dan werkplezier op. Als ondernemer moet je jezelf eerst de volgende kritische vragen stellen: waarom wil je IT inzetten en wat moet het opleveren (of wat lost het op)?
Veel ondernemers kennen hun bedrijf door en door en zijn derhalve prima in staat om de problemen of knelpunten in de organisatie te duiden. "Zo zijn bijvoorbeeld bepaalde (delen van) processen of projecten relatief duur in de uitvoering ervan", vertelt Joost van Deelen, adviseur bij RHM. "Om te achterhalen waar je met behulp van de inzet van ICT het maximale resultaat kunt bereiken, dien je te weten wat de verbetering oplevert, om vervolgens concrete doelen te stellen. Kan ICT je doorlooptijden halveren? Of kun je in dezelfde tijd twee keer zoveel pakketjes verwerken? Ook processen zoals de boekhouding, personeelsadministratie, projectadministratie en de klantreis zijn potentiële vertrekpunten voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering met inzet van ICT."
Aandachtspunten
Het digitaliseren van bedrijfsprocessen kan er op papier heel aantrekkelijk uitzien. Toch zijn er volgens Joost enkele belangrijke aandachtspunten. "Veel geld investeren en daardoor meer diensten kunnen aanbieden met een hoger resultaat als gevolg kan interessant lijken. Maar ga je binnen twee jaar je bedrijf verkopen of verhuizen naar een ander pand, dan is de investering mogelijk weggegooid geld. Daarnaast moet je ook je werknemers, klanten en je toeleveranciers in dit proces meenemen. Gaat iedereen met de nieuwe bedrijfsprocessen overweg kunnen, of ontstaan er nieuwe problemen nadat de veranderingen zijn doorgevoerd?"
Digitalisering biedt dus kansen, maar een grondige voorbereiding is essentieel. "Denk na over hoe en waarom je ICT gaat inzetten en wat het moet opleveren. Heb je weinig ervaring, ga dan eerst voor een proces dat geen directe invloed heeft op de continuïteit van je bedrijf. En kijk vooral ook waar het laaghangend fruit zit. Meerdere kleine stappen kunnen samen al voor een groots effect zorgen."
.gif)
.gif)
.gif)