Maatwerk HRM: Hoe zit dat nou precies met de werkkostenregeling

Fotografie: Ania Liesting

Kortgezegd is de Werkkostenregeling (WKR) een fiscale regeling die werkgevers de mogelijkheid biedt om onbelast vergoedingen te geven en verstrekkingen aan medewerkers te doen. Dit geldt zolang de werkgever binnen bepaalde grenzen blijft. In 2025 is de vrije ruimte 2% van de loonsom tot 400.000, en 1,18% over het bedrag daarboven.

Vrije ruimte

De vrije ruimte biedt werkgevers de gelegenheid om extra's te geven aan medewerkers, zoals een bloemetje, kerstpakket, netto bonus of bedrijfsuitje, zonder dat hiervoor loonbelasting betaald hoeft te worden. Deze vergoedingen zijn niet direct verbonden aan de werkzaamheden van de medewerkers en mogen ook privé voordelen opleveren.

Sommige vergoedingen vallen echter buiten de vrije ruimte. Dit betreft zogenoemde nihilwaarderingen, zoals koffie, bureaustoelen of laptops, arbo-voorzieningen die direct bijdragen aan het werk. Deze kosten worden niet als loon gezien en tasten de vrije ruimte niet aan.

Daarnaast zijn er gerichte vrijstellingen voor kosten die belastingvrij vergoed mogen worden, zonder dat ze ten koste van de vrije ruimte gaan. Denk aan reiskosten- en thuiswerkvergoeding. Door deze kosten correct aan te wijzen, blijft er meer ruimte voor andere extra's zoals een kerstpakket of teamuitje.

Duur betaald

In de praktijk zien we dat veel werkgevers onnodig kosten in de vrije ruimte laten vallen. Zonde! Want ga je over de vrije ruimte heen, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over de overschrijding.

Door kosten correct aan te wijzen, houd je vaak meer ruimte over voor extra's. Maar let op: alleen als je ze op de juiste manier aanwijst in je administratie, blijven ze onbelast.

Slimme toepassing van de WKR kan werkgevers helpen om extra's aan medewerkers fiscaal vriendelijk aan te bieden. Enkele tips zijn: maak jaarlijks een overzicht van personeelsvergoedingen, bepaal je schatting vrije ruimte aan de hand van je loonsomprognose, verwerk het gebruik administratief correct en monitor je gebruik.

Interessante beloning

De WKR biedt je als werkgever de mogelijkheid om een beloningsbeleid op maat te ontwikkelen, dat aansluit bij de bedrijfscultuur en wensen van je personeel.

Zelf een HR-vraag voor "Hoe zit dat nou precies met..?" Laat het ons weten en wie weet staat jouw vraag de volgende keer hier.

www.maatwerkhrm.nl