Magazines | Noord-Limburg Business nr 5 2009

Hoeveel medewerkers

hebben we nodig?

tekst coen Spierenburg, libra nova

Personeelsplanning is niet meer en minder dan weten hoeveel medewerkers je nodig hebt, wat ze moeten kunnen en dat omzetten in acties die leiden tot de ‘juiste man op de juiste plek’. Dit lijkt op zichzelf een vrij eenvoudige bezigheid, maar de praktijk wijst anders uit.

De komende jaren zal personeelsplanning voor veel organisaties belangrijker worden. Managers van middelgrote, kleine of grote bedrijven worden echter vaak geconfronteerd met een afdeling die al jaren een bestaande bezetting heeft. Het plannen van personeel gebeurt vaak op basis van het beschikbare budget, uitval door ziekte en het aanwezige potentieel. Het succes van effec-tieve personeelsplanning neemt toe naar mate het meer is afgestemd op de klantvraag en marktontwikkelingen. Als u weet wat de klant wil, weet u ook hoeveel en welke soort producten en diensten daarvoor nodig zijn. Natuurlijk zijn meer of andere

criteria te bedenken, maar zonder klant in het vizier neemt de

effectiviteit niet toe. Veel organisaties gebruiken personeelsplanning als een middel om het dagelijkse productieproces te sturen. Het risico is dat de inzet van mensen zowel op korte als lange termijn niet effectief inspeelt op de behoefte van de klant.

De aanpak

Onderstaande stappen hebben in de praktijk bewezen een invulling aan effectieve personeelsplanning te geven. Na deze vijf stappen is duidelijk hoeveel medewerkers er nodig zijn, wat ze moeten kunnen en of dat is vertaald naar acties die leiden tot de ‘juiste man op de juiste plek’.

Stap 1

In de eerste stap brengt u de kaders in beeld en geeft u antwoord op de volgende vragen: wat zijn de wensen van de klant? Wat zijn de bedrijfsdoelstellingen? Welke marktontwikkelingen zijn er? Wat zijn de verwachte opbrengsten? Wat zijn de toegestane kosten? Wat is de winstdoelstelling? Maak een inschatting van het werkpakket (activiteiten) op korte en middellange termijn: welke producten en diensten worden afgezet en om welke hoeveelheden gaat het? Deze gegevens vormen de randvoorwaarden voor de vervolgstappen.

Stap 2

Stel de verwachte aard van de arbeidscapaciteit vast. Vertaal het werkpakket (activiteiten) naar functies, kenniseisen en kerncompetenties die passen bij de producten, doelstellingen en

marktontwikkelingen.

Stap 3

Stel de verwachte hoeveelheid arbeidscapaciteit vast. Stel de normen per activiteiten en effectieve inzet per medewerker vast. Bereken het aantal benodigde medewerkers per functie(groep)

op korte en langere termijn.

Stap 4

Stel vast welke functies, kennis, competenties en hoeveelheid medewerkers er in de huidige situatie zijn. Maak gebruik van bestaande informatiebronnen (functiebouwwerk, personeels-

informatiesysteem, procesbeschrijvingen en bestaande normtijden). Mocht een van deze bronnen ontbreken, dan is het raadzaam onderzoek te doen naar ontbrekende informatie.

Stap 5

In de laatste stap wordt duidelijk wat het verschil is tussen de gewenste en aanwezige arbeidscapaciteit. Stel op basis van het verschil vast met welke middelen en/of acties medewerkers in-, door- of uitstromen. Het resultaat: de juiste man op de juiste plaats.

Dit artikel is een ingekorte en bewerkte versie van het artikel ‘Personeelplanning. Hoeveel medewerkers hebben we nodig?’ van Coen Spierenburg, een expert van Libra Nova.

HRM

delen: